Veel ondernemers vragen zich af wat een incassobureau kost. Dat is logisch. U wilt een openstaande factuur innen, maar niet meer geld kwijt zijn dan het oplevert. Gelukkig zijn de kosten van incasso vaak goed vooraf in te schatten.
De kosten van een incassobureau hangen af van de situatie. Gaat het om een zakelijke klant of een consument? Is de factuur betwist? Heeft u al herinneringen gestuurd? En is een minnelijke aanpak voldoende, of zijn juridische stappen nodig?
In dit artikel leggen we uit hoe incassokosten werken en waar u als ondernemer rekening mee moet houden.
Wat zijn incassokosten?
Incassokosten zijn kosten die worden gemaakt om een openstaande factuur alsnog betaald te krijgen. Denk aan het versturen van aanmaningen, telefonisch contact, dossierbehandeling en juridische beoordeling.
In veel gevallen worden incassokosten doorberekend aan de debiteur. Dat betekent dat uw klant naast de oorspronkelijke factuur ook extra kosten moet betalen. Daarvoor gelden wel regels.
Bij consumenten mag u niet zomaar incassokosten rekenen. Eerst moet een correcte aanmaning worden gestuurd. De consument krijgt dan 14 dagen de tijd om alsnog zonder extra incassokosten te betalen. Pas daarna mogen incassokosten worden berekend.
Hoe hoog zijn wettelijke incassokosten?
De hoogte van incassokosten is wettelijk begrensd. Volgens de Rijksoverheid geldt er een minimumbedrag van €40 aan incassokosten. Bij hogere vorderingen kunnen percentages uit het Besluit buitengerechtelijke incassokosten worden toegepast.
Voor ondernemers is dit belangrijk, omdat u vooraf wilt weten welk bedrag u kunt claimen. Een incassobureau kan dit voor u berekenen. Zo voorkomt u dat u te weinig of juist te veel incassokosten rekent.
Een correcte berekening is vooral belangrijk bij consumentenvorderingen. Als de aanmaning niet klopt, kan dat gevolgen hebben voor de incassokosten. Daarom is het verstandig om de aanmaning zorgvuldig op te stellen of dit door een specialist te laten doen.
Wie betaalt de kosten van het incassobureau?
In veel gevallen betaalt de debiteur de incassokosten. Dat is logisch: de kosten ontstaan doordat de klant niet op tijd betaalt. Toch betekent dit niet automatisch dat u als ondernemer nooit kosten maakt.
Bij sommige incassobureaus betaalt u een vast bedrag per dossier. Andere bureaus werken met een percentage van het geïncasseerde bedrag. Ook bestaan er no cure no pay-afspraken. Dan betaalt u meestal alleen wanneer het incassobureau daadwerkelijk geld int.
Let op: no cure no pay klinkt aantrekkelijk, maar de voorwaarden verschillen per aanbieder. Controleer daarom altijd:
- of er dossierkosten zijn;
- of er opstartkosten worden gerekend;
- welk percentage wordt ingehouden;
- wat er gebeurt bij deelbetalingen;
- of juridische kosten apart worden berekend.
Een betrouwbaar incassobureau in Den Bosch is hier transparant over.
Wat kost zakelijke incasso?
Bij zakelijke incasso gelden andere aandachtspunten dan bij consumentenincasso. Als uw klant een bedrijf is, hoeft u volgens Ondernemersplein niet eerst verplicht een kosteloze aanmaning te sturen zoals bij consumenten. U kunt dan de incassoprocedure volgen die in uw algemene voorwaarden staat. Toch is het vaak verstandig om ook zakelijke klanten eerst duidelijk schriftelijk aan te manen.
De kosten bij zakelijke incasso hangen af van de afspraken die u heeft gemaakt. Goede algemene voorwaarden kunnen helpen om incassokosten en rente beter te verhalen. Heeft u niets geregeld? Dan kan het lastiger zijn om alle kosten volledig terug te krijgen.
Daarom is het slim om uw algemene voorwaarden periodiek te laten controleren. Zeker als u regelmatig op factuurbasis werkt.
Wat betekent no cure no pay incasso?
No cure no pay betekent dat u alleen betaalt wanneer het incassobureau resultaat behaalt. Voor ondernemers kan dit aantrekkelijk zijn, omdat het risico beperkt lijkt. Toch is het belangrijk om verder te kijken dan de slogan.
Een no cure no pay-incassobureau kan bijvoorbeeld alsnog kosten rekenen voor:
- dossieropstart;
- adresonderzoek;
- juridische beoordeling;
- gerechtelijke stappen;
- deurwaarderskosten;
- afsluiting van het dossier.
Vraag daarom altijd om een duidelijke kostenopgave. Een professioneel incassobureau legt vooraf uit welke kosten voor uw rekening komen en welke kosten op de debiteur worden verhaald.
Wanneer zijn juridische stappen de moeite waard?
Niet elke openstaande factuur is geschikt voor een juridische procedure. Soms is het bedrag te laag. Soms is de debiteur niet verhaalbaar. En soms is het bewijs onvoldoende.
Een goed incassobureau beoordeelt daarom eerst de haalbaarheid. Daarbij wordt gekeken naar:
- de hoogte van de vordering;
- de kwaliteit van het bewijs;
- de reactie van de debiteur;
- de financiële situatie van de debiteur;
- de verhouding tussen kosten en opbrengst.
Voor ondernemers is dat belangrijk. U wilt niet alleen gelijk krijgen, maar ook betaald worden.
Incassokosten voorkomen
De beste manier om incassokosten te beperken, is door uw debiteurenbeheer goed in te richten. Stuur facturen direct na levering, vermeld duidelijke betalingstermijnen en volg openstaande posten actief op.
Wacht niet maanden voordat u actie onderneemt. Hoe ouder een factuur wordt, hoe moeilijker het vaak is om betaling te krijgen. Door snel te reageren, laat u zien dat u uw administratie serieus neemt.
Incassobureau nodig?
Wilt u weten wat incasso in uw situatie kost? Laat uw openstaande factuur beoordelen door een incassobureau. Zo weet u snel of incasso haalbaar is, welke kosten u kunt verwachten en welke aanpak het beste past.
Een duidelijke kostenstructuur voorkomt verrassingen. En met de juiste aanpak vergroot u de kans dat uw factuur alsnog wordt betaald.
