Een klant die te laat betaalt, kan voor veel frustratie zorgen. Zeker als u als ondernemer afhankelijk bent van een gezonde cashflow. Een openstaande factuur lijkt misschien klein, maar meerdere onbetaalde facturen kunnen al snel druk zetten op uw bedrijf. In zo’n situatie kan een incassobureau helpen om uw vordering professioneel en zorgvuldig te innen.
Een incassobureau houdt zich bezig met het innen van openstaande facturen. Dat gebeurt meestal eerst zonder tussenkomst van de rechter. Dit noemen we het minnelijke incassotraject. Het doel is om de klant alsnog te laten betalen, zonder dat de relatie direct escaleert.
Voor ondernemers in Den Bosch, Rosmalen, Vught, Boxtel en omgeving kan een lokaal incassobureau extra prettig zijn. U werkt met een partij die de regio kent, snel schakelt en begrijpt hoe belangrijk klantrelaties zijn voor lokale ondernemers.
Wanneer schakelt u een incassobureau in?
Veel ondernemers wachten te lang met het inschakelen van hulp. Eerst stuurt u een factuur. Daarna volgt misschien een vriendelijke herinnering. Maar wanneer betaling uitblijft, is het belangrijk om duidelijker op te treden.
U kunt een incassobureau inschakelen wanneer:
- de betalingstermijn is verstreken;
- uw klant niet reageert op herinneringen;
- er steeds opnieuw betalingsbeloftes worden gedaan;
- u geen tijd meer wilt besteden aan achterstallige betalingen;
- u professioneel druk wilt zetten zonder direct te procederen.
Bij consumenten gelden specifieke regels voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht. Volgens de Rijksoverheid moet een schuldeiser minimaal één betalingsherinnering sturen en krijgt de consument daarna 14 dagen de tijd om alsnog te betalen. In die herinnering moet ook staan hoe hoog de incassokosten zijn als betaling uitblijft.
Hoe werkt een incassotraject?
Een incassotraject begint meestal met een controle van de vordering. Is de factuur terecht? Is de betalingstermijn verlopen? Zijn de juiste gegevens aanwezig? Denk aan de factuur, opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden, e-mails en eventuele eerdere betalingsherinneringen.
Daarna neemt het incassobureau contact op met de debiteur. Dat kan per brief, e-mail, telefoon of een combinatie daarvan. De boodschap is duidelijk: de factuur moet worden betaald. Tegelijkertijd wordt vaak geprobeerd om escalatie te voorkomen. Soms is een betalingsregeling mogelijk, bijvoorbeeld wanneer de klant tijdelijk betalingsproblemen heeft.
Betaalt de klant alsnog, dan is het traject afgerond. Blijft betaling uit, dan kan de volgende stap worden besproken. Dat kan een gerechtelijke procedure zijn, maar dat is lang niet altijd nodig. Een goed incassobureau kijkt eerst naar de haalbaarheid: is de vordering sterk genoeg, zijn de kosten in verhouding en is de kans op betaling realistisch?
Minnelijke incasso en gerechtelijke incasso
Bij incasso wordt vaak onderscheid gemaakt tussen minnelijke incasso en gerechtelijke incasso.
Minnelijke incasso betekent dat het incassobureau probeert de vordering te innen zonder rechter. Dit is meestal sneller, goedkoper en minder belastend voor de klantrelatie.
Gerechtelijke incasso komt pas in beeld als de debiteur niet betaalt en verdere stappen nodig zijn. Dan kan een procedure worden gestart. Als de rechter de vordering toewijst, kan een deurwaarder worden ingeschakeld om betaling af te dwingen.
Voor veel ondernemers is het minnelijke traject voldoende. Een professionele brief of telefoongesprek vanuit een incassobureau zorgt vaak al voor beweging.
Waarom kiezen voor een incassobureau?
Een incassobureau is interessant voor ondernemers die lokaal willen samenwerken. Dat geldt bijvoorbeeld voor aannemers, webshops, zakelijke dienstverleners, zorgverleners, groothandels en mkb-bedrijven in de regio.
De voordelen van een lokale incassopartner zijn:
- korte lijnen;
- kennis van de regionale markt;
- persoonlijk contact;
- snelle beoordeling van uw zaak;
- begrip voor lokale klantrelaties.
Een goed incassobureau denkt niet alleen in druk zetten, maar ook in oplossen. Soms is het beter om snel een betalingsregeling te treffen. In andere gevallen is juist een stevige aanpak nodig. Het verschil zit in ervaring en maatwerk.
Voorkomen is beter dan genezen
Incasso begint eigenlijk al vóórdat een factuur te laat wordt betaald. Zorg daarom voor duidelijke afspraken, complete facturen en goede algemene voorwaarden. Vermeld de betalingstermijn helder op uw factuur en stuur snel een herinnering zodra betaling uitblijft.
Ondernemersplein adviseert ondernemers bij wanbetaling onder meer om een aanmaning te sturen waarin wordt verwezen naar de levering, de factuur en eerdere communicatie, met een betalingstermijn van 14 dagen en een melding van incassokosten en mogelijke juridische stappen.
Incassobureau inschakelen?
Heeft u een klant die niet betaalt? Dan hoeft u daar niet eindeloos zelf achteraan te gaan. Een incassobureau helpt u om professioneel, zorgvuldig en effectief actie te ondernemen.
Of het nu gaat om één openstaande factuur of meerdere debiteuren: hoe eerder u handelt, hoe groter de kans op betaling. Laat uw openstaande facturen daarom niet te lang liggen en kies voor een aanpak die past bij uw bedrijf én uw klantrelatie.
