Factuur niet betaald: wat kunt u doen als ondernemer?

Een klant die niet betaalt, is vervelend. U heeft uw dienst geleverd of product geleverd, maar het geld blijft uit. Voor ondernemers kan dat direct gevolgen hebben voor de cashflow. Zeker als het om grotere bedragen gaat of als meerdere klanten te laat betalen.

Gelukkig hoeft u niet machteloos af te wachten. Met een duidelijke aanpak vergroot u de kans dat uw factuur alsnog wordt betaald.

Stap 1: Controleer de factuur en afspraken

Begin altijd met een korte controle. Klopt de factuur? Is het juiste bedrag vermeld? Staat de betalingstermijn erop? Is de factuur naar het juiste e-mailadres gestuurd?

Controleer ook de gemaakte afspraken. Heeft de klant akkoord gegeven op de offerte? Is de dienst of levering aantoonbaar uitgevoerd? Zijn er algemene voorwaarden van toepassing?

Deze controle is belangrijk. Als de zaak later naar een incassobureau of jurist gaat, wilt u uw dossier op orde hebben.

Stap 2: Stuur een vriendelijke betalingsherinnering

Is de betalingstermijn verlopen? Stuur dan eerst een vriendelijke herinnering. Soms is een factuur simpelweg over het hoofd gezien. Houd de toon professioneel en kort.

Een goede betalingsherinnering bevat:

het factuurnummer;
het openstaande bedrag;
de oorspronkelijke vervaldatum;
een verzoek om alsnog te betalen;
uw betaalgegevens;
een kopie van de factuur.

Voor veel klanten is dit voldoende. Zij betalen alsnog en u voorkomt verdere stappen.

Stap 3: Neem persoonlijk contact op

Blijft betaling uit? Bel de klant. Een telefoongesprek werkt vaak beter dan opnieuw een e-mail sturen. Vraag of de factuur is ontvangen en waarom er nog niet is betaald.

Soms blijkt er een praktisch probleem te zijn. Bijvoorbeeld een ontbrekende referentie, een interne goedkeuring of tijdelijke liquiditeitsproblemen. In dat geval kunt u duidelijke afspraken maken.

Leg betalingsafspraken altijd schriftelijk vast. Spreek bijvoorbeeld af dat de klant vóór een bepaalde datum betaalt of dat er een betalingsregeling komt.

Stap 4: Stuur een formele aanmaning

Als de klant niet reageert of afspraken niet nakomt, is het tijd voor een formele aanmaning. Dit is een duidelijke brief waarin u betaling eist binnen een bepaalde termijn.

Ondernemersplein beschrijft een aanmaning als een formele brief waarin u verwijst naar de levering, de factuur, eerdere communicatie en een betalingstermijn van 14 dagen geeft. Ook kunt u melding maken van incassokosten en juridische stappen als betaling uitblijft.

Gaat het om een consument? Dan gelden strengere regels. U moet de consument eerst correct aanmanen en 14 dagen de tijd geven om zonder incassokosten te betalen. Pas daarna mogen incassokosten worden berekend.

Stap 5: Schakel een incassobureau in

Betaalt de klant nog steeds niet? Dan kunt u een incassobureau inschakelen. Een incassobureau neemt het contact met de debiteur over en probeert de factuur alsnog te innen.

Voor ondernemers kan een lokaal incassobureau prettig zijn. U kunt snel schakelen, uw situatie persoonlijk toelichten en krijgt advies over de beste vervolgstap.

Een incassobureau kan onder meer helpen met:

het beoordelen van uw dossier;
het versturen van incassobrieven;
telefonisch contact met de debiteur;
het treffen van betalingsregelingen;
het berekenen van incassokosten;
advies over juridische vervolgstappen.

Vaak zorgt de tussenkomst van een incassobureau ervoor dat een klant alsnog betaalt. De situatie wordt serieuzer, zonder dat u direct naar de rechter hoeft.

Stap 6: Overweeg juridische stappen

Als minnelijke incasso niet werkt, kunt u juridische stappen overwegen. Dat betekent niet automatisch dat u moet procederen. Eerst wordt gekeken of dit verstandig is.

Een procedure is vooral zinvol wanneer:

de vordering duidelijk en aantoonbaar is;
het bedrag hoog genoeg is;
de debiteur verhaal biedt;
de kosten in verhouding staan tot de opbrengst;
eerdere pogingen niets hebben opgeleverd.

Als de rechter u gelijk geeft, kan een deurwaarder worden ingeschakeld om betaling af te dwingen. Denk aan beslag op een bankrekening of inkomsten. Dit is meestal de laatste stap.

Hoe voorkomt u onbetaalde facturen?

Niet elke wanbetaling is te voorkomen, maar u kunt het risico wel verkleinen. Zorg voor duidelijke afspraken vóórdat u begint. Bevestig offertes schriftelijk, werk met algemene voorwaarden en controleer nieuwe klanten waar nodig.

Praktische tips:

factureer direct na levering;
hanteer duidelijke betalingstermijnen;
stuur automatisch herinneringen;
bel snel na bij overschrijding;
leg betalingsafspraken schriftelijk vast;
wacht niet te lang met incasso.

Sinds 1 juli 2023 geldt voor overeenkomsten tussen grootbedrijven en het mkb een maximale betaaltermijn van 30 dagen. Dit is bedoeld om te voorkomen dat kleinere ondernemers te lang op hun geld moeten wachten.